Wilt u niet verrast worden door extra hoge loonheffingen (80%) achteraf bovenop uw kosten voor uw personeelsactiviteit (bijvoorbeeld: personeelsfeest, teambuilding, teambuilder, bedrijfsuitje, incentive of jubileumfeest)? Hieronder een korte duidelijke uitleg en een aantal tips! (situatie op 1 maart 2015)
I De basiskennis in 2 minuten:
De Werkkostenregeling volgens de belastingdienst / fiscus (afgekort WKR):
Belastingdienst: “Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. Binnen deze regeling kunt u in 2015 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en zogenoemde nihilwaarderingen . Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.
Binnen de vrije ruimte vallen bijvoorbeeld:
-Kerstpakketten
-Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
-Fiets(plan)
Gerichte vrijstellingen zijn bijvoorbeeld:
-Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
-Studie- en opleidingskosten
-Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
-Vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
Nihilwaarderingen zijn bijvoorbeeld:
-Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
-Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
Schematische weergave Werkkostenregeling (WKR):
II Wat betekent de WKR voor uw personeelsactiviteit?
U moet oppassen dat de personeelsactiviteit geen extra kosten (80% loonheffing door belastingdienst) achteraf oplevert!
Vroeger: Voor 2015 bestond er een belastingvrij bedrag van 454 euro per persoon voor feesten en uitjes.
Nu: Binnen de WKR is deze regel vervallen en is er een vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon voor vergoedingen en geschenken. Vallen de kosten buiten de vrije ruimte, dan worden deze kosten belast met 80% loonbelasting.
Rekenvoorbeeld vrije ruimte: Bij een jaarloon van € 30000 is deze vrije ruimte € 30.000*1,2%= € 360. Indien uw kosten niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, heeft u dus een ruimte van € 360 en hoeft u daarover geen loonbelasting te betalen. Komt u echter hierboven, dan wordt er aan het einde van het jaar extra loonheffing geheven van 80%.
Rekenvoorbeeld extra loonheffing!: De ruimte van € 360 is al besteed aan een kerstpakket, bedrijfsfitness en een fiets en uw organiseert een bedrijfsuitje voor € 100 per persoon. Over deze € 100 wordt dan nog 80% loonheffing geheven, dus in dit voorbeeld nog € 80 loonheffingen. De kosten voor de organisatie bedragen dan opeens € 180 per persoon.
Wat betekent het voor u als organisator van een personeelsactiviteit?
Vallen de kosten binnen de vrije ruimte?
Als er nog vrije ruimte (1,2% van het fiscale loon) beschikbaar is voor de te organiseren personeelsactiviteit dan is er geen enkel probleem. Voor het bepalen van de vrije ruimte en de nog beschikbare vrije ruimte zult u natuurlijk uw accountant/administratie/personeelszaken moeten benaderen.
Vallen de kosten buiten de vrije ruimte?
Dit betekent niet direct dat de werkgever extra loonheffing dient te betalen. Als er sprake is van een gerichte vrijstelling of nihilwaardering, dan wordt er geen extra loonheffing geheven (oftewel volledig aftrekbaar). In het hierna volgende hoofdstukje III vindt u de mogelijkheden!
III Situaties wanneer personeelsactiviteit volledig aftrekbaar is!
In bepaalde situaties vallen kosten onder de gerichte vrijstelling of nihilwaardering binnen de WKR. In dat geval wordt de vrije ruimte niet aangesproken en hoeft er ook geen 80% loonheffing te worden betaald over deze kosten (achteraf).
Situatie 1 Bij overwegend zakelijk karakter (gerichte vrijstelling).
Wanneer de activiteit een “overwegend zakelijk karakter” heeft en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, dan vallen de kosten onder de gerichte vrijstelling en voorkomt u extra loonheffing van 80%. De consumpties, maaltijden en reiskosten vallen dan ook onder de gerichte vrijstelling.
Indien u ook onderdelen met een feestelijk karakter heeft op de dag (optreden band of dj bijvoorbeeld) en deze beslaan meer dan 10% van de kosten, dan dient u de kosten te splitsen in zakelijk en feestelijk.
Hierbij moet aannemelijk worden gemaakt, door de opdrachtgever en de opdrachtnemer, dat de desbetreffende activiteit een overwegend zakelijk karakter heeft. Zoals in de wet staat: “….en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk”. Een goede omschrijving van het doel van de dag en de toegevoegde waarde van de activiteit is essentieel.
Situatie 2 Op eigen werkplek (nihilwaardering)
De kosten van de activiteit vallen onder de nihilwaardering indien de personeelsactiviteit op uw eigen “werkplek” plaats vindt. De activiteit valt dan onder een zogenaamde “werkplekvoorziening”. De werkplek is de plaats waarvoor Arbo verantwoordelijkheid van toepassing is, bijvoorbeeld uw eigen kantoor, kantine, zalen of parkeerplaats. De consumpties vallen dan ook onder de nihilwaardering en zijn dan ook onbelast! (Voor een maaltijd zal een forfaitair bedrag worden opgevoerd (vast fictief vastgesteld bedrag dat belast wordt)).
Situatie 3 Vanuit Personeelsfonds betaald (onbelaste verstrekking)
Het personeelsfonds kan onder bepaalde voorwaarden onbelaste verstrekkingen doen en een personeelsactiviteit betalen zonder extra loonheffingen achteraf. De werkgever kan onder bepaalde voorwaarde onbelaste bijdragen aan dit fonds verrichten. Echter de bijdrage van de werknemer aan het fonds wordt ingehouden op het nettoloon, maar wel (veel) minder dan 80%.
Conclusie: uw personeelsactiviteit is geheel aftrekbaar (oftewel niet extra belast met loonheffing) als aan 1 van de volgende eisen wordt voldaan:
1. Overwegend zakelijk van karakter is
2. Afspeelt op uw eigen werkplek
3. Betaald wordt uit personeelsfonds
4. Kosten binnen vrije ruimte vallen
Laat u uiteraard altijd goed informeren door uw accountant/administratie/personeelszaken!
IV NEVERREST activiteit en WKR
Onze teambuildingsconcepten The Game en Social Chaos vallen onder de gericht vrijstelling binnen de WKR en worden niet belast met extra loonheffing (volledig onbelast).
De Social Media training van Neverrest valt onder de categorie “cursussen” en daarmee onder de gerichte vrijstelling binnen de WKR.
De door ons ontwikkelde teambuildingsactiviteiten zijn reeds geheel gericht op samenwerken en intensief van aard. Daarnaast zijn er diverse mogelijkheden om maatwerk te leveren. Het plezier en de spanning die in onze activiteit opgesloten zit, zorgen voor de positieve energie tijdens de dag zelf.
Binnen de Neverrest filosofie omschrijven wij 3 doelen voor onze teambuildingsactiviteiten The Game en Social Chaos:
1 Onderhouden en verbeteren groepsbinding.
2 Onbekendheid verlagen (danwel bekendheid verhogen)
3 Focus op onderhouden of verbeteren van het samenwerken
Bij zowel The Game als bij Social Chaos vragen we u vooraf naar het doel van de groepsactiviteit. In onze offerte wordt aangegeven hoe we uw doel gaan bereiken. Bij Social Chaos is er overigens nog extra verdieping mogelijk betreft focus op samenwerken, zie onze brochure.
Onze activiteiten zijn dus altijd van een “overwegend zakelijk karakter”, waarbij u zelf de zwaartepunten kunt aangeven.
The Game kan eindigen op uw eigen locatie. Social Chaos kan zich geheel afspelen op uw eigen locatie.
Wilt u meer lezen over onze Neverrest Filosofie? Klik hier.
Onze brochures Teambuilding aanvragen? Klik hier.
Meer informatie? / Kostbare misverstanden
Heeft u nog vragen? Graag staan we u te woord. Uiteraard kunt u zich ook goed laten informeren door uw accountant/administratie/personeelszaken of door de belastingdienst zelf.
Op het internet komen diverse artikelen naar voren waarin op zijn zachts gezegd een verkeerde indruk kan worden gewekt.
Zo wordt soms aangeven dat de kosten van jubileumfeesten wel aftrekbaar zouden zijn. Dit is alleen het geval indien dit op de werkplek plaatsvindt danwel het zakelijk karakter overheerst! Anders zijn vergoedingen voor jubileumfeesten wel degelijk loon van de werknemer. (handboek loonheffingen jan 2015, 20.2.3)
Bijdragen aan een personeelsfonds dienen ingehouden te worden op het nettoloon. Dergelijke bijdragen zijn dus niet aftrekbaar (handboek loonheffingen 19.2.2)
Bronnen WKR:
Onze informatie komt rechtstreeks uit publicaties van de belastingdienst en contact met de belastingdienst.
Link: Belastingdienst Handboek loonheffingen
Link: Belastingdienst informatiepagina WKR